Создание базы данных, состоящей из двух таблиц

Цели работы:
1) научиться создавать таблицу базы данных в режиме таблицы;
2) научиться создавать самостоятельно ключевое поле;
3) научиться создавать формы для ввода данных;
4) закрепить навыки по заполнению и редактированию таблиц базы данных.
Этапы работы:
1. Проектирование структуры базы данных. Создадим вариант базы данных с двумя таблицами: «Список учеников» и «Группы».
2. Конструирование пустых таблиц базы данных. Создадим базу данных в режиме таблицы. Пусть в таблице «Список учеников» будет 8 полей («Код», «Фамилия», «Имя», «Отчество», «Год рождения», «Школа», «Класс», «Учебная группа») и 5 записей. Номера групп и фамилии преподавателей будут храниться в отдельной таблице «Группы» в двух столбцах. Поле «Учебная группа» в таблице «Список учеников» будет полем подстановки.
3. Создание схемы базы данных. В данном случае таблицы связаны связью «один - ко - многим». Это значит, что в таблице «Группы» каждое значение связанного поля может встречаться только один раз, а в таблице «Список учеников» - сколько угодно раз (несколько человек могут быть из одной группы). Связи следует устанавливать при пустых таблицах. Если таблицы заполнены, могут возникнуть проблемы при создании связей и их свойств. Для связи в обеих таблицах должны быть созданы ключевые поля. В таблице «Список учеников» - это поле «Код», а в таблице «Группы» - поле «Учебная группа».
4. Ввод данных в таблицы. Создадим форму для ввода данных. При наличии связанных таблиц важен порядок заполнения их значениями.

Ход работы:
Задание 1. Создание базы данных.
1. Запустить Access командой [Пуск – Программы – Microsoft Access]. Перед вами откроется окно системы управления базами данных (Рис.1).

Рис 1.                                 Рис. 2
2. Установите с помощью кнопки мыши переключатель Новая база данных. В диалоговом окне «Файл новой базы данных» введите имя «Учащиеся» и выберите каталог сохранения базы данных. Щёлкните по кнопке Создать. На экране появится окно с основными элементами базы данных (Рис. 2).
Задание 2. Создание таблицы «Группы».
1. Выберите вкладку Таблицы. Щелкните два раза мышью по кнопке Создание таблицы путем ввода данных. Появится пустая таблица, поля которой не определены и не имеют названий. При вводе информации в поле его тип устанавливается автоматически.
2. Переименуйте первое поле. Для этого установите курсор в любую ячейку столбца Поле1. Выполните команду Формат, Переименовать столбец. Введите название поля «Учебная группа» и нажмите клавишу Enter. Аналогично переименуйте второе поле, дав ему имя «Преподаватель».
3. Сохраните таблицу под именем «Группы», щелкнув по кнопке Сохранить. На вопрос о создании ключевого поля ответьте отрицательно.
4. Перейдите в режим Конструктор. Сделайте поле «Учебная группа» ключевым, установив курсор на имя этого поля и щелкнув по кнопке Ключевое поле. Установите числовой, тип данных поля «Учебная группа», с помощью ниспадающего списка.
5. Щелкните по кнопке Сохранить. Закройте таблицу (при сохранении таблицы вопросов не появится, так как имя таблицы уже задано).
Задание 3. Создание таблицы «Список учеников»
1. Выберите вкладку Таблицы, если находитесь в другом окне. Щелкните два раза по кнопке Создание таблицы путем ввода данных. Появится пустая таблица, поля которой не определены и не имеют названия.
2. Переименуйте поля по аналогии с предыдущим заданием. Внесите данные из таблицы 1.
3. Сохраните таблицу под именем «Список учеников», щелкнув по кнопке Сохранить. На вопрос о создании ключевого поля ответьте отрицательно.
Таблица 1.

4. Перейдите в режим Конструктор. Выберите из ниспадающего списка для поля «Код» тип данных числовой. Сделайте поле «Код» ключевым, поместив курсор на имя этого поля и щелкнув по кнопке Ключевое поле. Типы данных полей «Фамилия», «Имя», «Отчество» - текстовый, полей «Год рождения», «Школа», «Класс» - числовой. Значения поля «Учебная группа» надо не вводить вручную, а выбрать из списка, содержащегося в таблице «Группы». Установите тип данных этого поля - числовой. Общие свойства поля не изменяйте. Выберите вкладку Подстановка, тип элемента управления - Поле со списком, источник строк - Группы. Получите значения элементов, как показано на Рис.3.

Рис. 3
5. Сохраните изменения, щелкнув по кнопке Сохранить. Закройте таблицу. В результате вы получите две не связанные таблицы. Далее создадим схему данных со связями.
Задание 4. Создание схемы данных.
1. Щелкните по кнопке Схема данных. Появится окно Схема данных.
2. Щелкните по кнопке Добавить таблицу В появившемся окне Добавление таблицы выделите таблицу «Группы» и щелкните по кнопке Добавить. Выделите таблицу «Список учеников» и щелкните по кнопке Добавить. В окне Схема данных появится условный вид этих таблиц. Щелкните по кнопке Закрыть окна Добавление таблицы. Увеличьте окно таблицы «Список учеников» так, чтобы были видны все поля.
3. Установите курсор мыши на имя поля «Учебная группа» в таблице «Группы» и, не отпуская кнопку мыши, перетащите курсор мыши на поле «Учебная группа» таблицы «Список учеников». Отпустите кнопку мыши. Появится диалоговое окно Изменение связей, представленное на Рис. 4.

Рис. 4
4. Установите флажок Обеспечение целостности данных. При этом типы полей «Учебная группа» должны быть заданы одинаково.
5. Установите флажок каскадное обновление связанных полей. Тогда при изменении номера группы в таблице «Группы» автоматически изменится соответствующий номер в таблице «Список учеников».
6. Установите флажок каскадное удаление связанных полей. Тогда при удалении записи с номером группы из таблицы «Группы» будут удалены все записи из таблицы «Список учеников», в которых находились соответствующие номера групп.
7. Щелкните по кнопке Создать. Появится связь «один-ко-многим». Схема данных представлена на рисунке 5.

Рис. 5
8. Закройте схему данных, щелкнув по кнопке в верхнем правом углу окна и ответив утвердительно на вопрос о сохранении схемы данных.
Задание 5. Заполнение таблицы «Группы» значениями.
1. Откройте таблицу «Группы» и заполните ее значениями из таблицы 2:
Таблица 2

Задание 6. Создание формы для ввода данных.
1. Выберите вкладку Формы и щелкните по кнопке Создать.
2. В появившемся диалоговом окне выбрать Автоформа в столбец, а в качестве источника данных - Список учеников.
3. Щелкните по кнопке ОК. Появится пустая форма ввода, представленная на Рис.6:

Рис. 6
Задание 7. Добавление в базу данных записей с помощью формы.
1. Заполните базу данными, представленными в таблице 3.
Замечание. Переход от текущего поля ввода к следующему производится с помощью клавиш Tab, Enter либо мыши. Значения поля «Учебная группа» выбираются из ниспадающего списка.
Таблица 3.

2. Сохраните введенные данные. Имя формы - «Список учеников». Закройте форму.
3. Перейдите в окно Таблицы. Откройте таблицу «Список учеников» и убедитесь, что в таблице появились новые записи.
4. Щелкнув по кнопке Сохранить, сохраните текущую таблицу.
5. Щелкнув по нижней кнопке “? ” в правом верхнем углу, закройте таблицу.
Задание 8. Проверка каскадного обновления связанных полей.
1. Откройте таблицу « Группы ». Исправьте номера учебных групп на 201, 202, 203, 204, 205. Сохраните таблицу. Закройте таблицу «Группы».
2. Откройте таблицу «Список учеников». Убедитесь, что значения поля «Учебная группа» изменились. Закройте таблицу «Список учеников».
Задание 9. Проверка каскадного удаления связанных полей.
1. Откройте таблицу «Группы». Удалите первую запись (выделите всю строку и нажмите клавишу Del). Закройте таблицу «Группы».
2. Откройте таблицу «Список учеников». Убедитесь, что исчезли записи с номером группы 201. Закройте таблицу «Список учеников».

Внимание! Картинки интерактивны! Их можно увеличивать!

Спонсор поста: Кайзер - это титул германских императоров? Нет, это такая бытовая техника.

Вы можете обсудить этот пост комментариях или в нашем чате, который находится в верхнем правом углу сайта. Если вы не знаете как общаться в чате, то скорее жмите СЮДА! Приятного Вам общения :)